Ki miért felel a csomagküldés során?

Miért kell tisztázni a felelősségi köröket?

Egy csomag útja több szereplő együttműködéséből áll. A feladó választja ki a szolgáltatást, készíti elő a küldeményt és adja meg az adatokat. A futárszolgálat a vállalt feltételek szerint átveszi, kezeli és kézbesíti a csomagot. A címzettnek pedig elérhetőnek kell lennie, és biztosítania kell az átvétel feltételeit.

A szállítási feltételek azért fontosak, mert rögzítik az egyes lépések szabályait és a szereplők feladatait. Ha mindenki tudja, mi tartozik hozzá, kevesebb a félreértés, gyorsabb a hibák tisztázása, és nagyobb az esélye a sérülésmentes, időben történő kézbesítésnek.

Ez az útmutató gyakorlati összefoglaló. Egy konkrét ügyben mindig a rendeléskor érvényes szolgáltatási feltételek, visszaigazolások és dokumentumok az irányadók.

A feladó felelőssége a rendelés előtt

A feladó dönti el, milyen szolgáltatást rendel meg, és ő rendelkezik a legtöbb információval a küldemény tartalmáról. Ezért a feladás előtti ellenőrzések jelentős része hozzá tartozik.

Megfelelő szolgáltatás kiválasztása

A normál csomag, az XXL küldemény, a gumiabroncs, a raklapos áru és a nemzetközi csomag eltérő szolgáltatást igényelhet. A választást a lezárt küldemény valós súlya, mérete, alakja, tartalma és célja alapján kell meghozni.

Ha a csomag nem fér a normál tartományba, ne adj meg kisebb adatokat csak azért, hogy a rendszer elfogadja. A tényleges paraméterek eltérése sikertelen felvételhez, díjkorrekcióhoz vagy más szolgáltatás szükségességéhez vezethet.

A tartalom szállíthatóságának ellenőrzése

A feladó ismeri a csomag tartalmát, ezért neki kell ellenőriznie, hogy az nem tartozik-e a tiltott vagy kizárt áruk közé. Bizonytalan tartalomnál még rendelés előtt érdemes segítséget kérni.

A legfontosabb kizárásokat a tiltott és kizárt áruk oldala foglalja össze.

A valós súly és méret megadása

A kalkulációhoz a teljesen becsomagolt és lezárt küldemény adatait kell használni. A csomagolóanyag, térkitöltés és külső védelem is beleszámít a végleges súlyba és méretbe.

• A leghosszabb oldalt add meg elsőként.
• A három külső kiterjedést a legnagyobb pontokon mérd.
• A teljes csomagot mérlegeld le, ne csak a terméket.
• Számold ki a szolgáltatáshoz tartozó körméretet.
• Ne használj becsült vagy gyártói termékméretet a lezárt csomag helyett.

A mérés részleteit a GLS csomagméretek útmutató mutatja be.

A feladó felelőssége a csomagolásnál

A futárszolgálati szállítás többlépcsős, gépi és kézi mozgatást is tartalmazhat. A feladónak ezért olyan külső és belső csomagolást kell kialakítania, amely a tartalom jellegéhez, tömegéhez és sérülékenységéhez igazodik.

• Használj ép, megfelelő teherbírású kartondobozt.
• A terméket minden oldalról védd a doboz falától.
• Töltsd ki az üres teret, hogy a tartalom ne mozogjon.
• Több tárgyat külön is csomagolj be.
• A dobozt minden nyílásánál erős szalaggal zárd le.
• Távolítsd el a régi címkéket és félreérthető jelöléseket.

A külső „törékeny” jelzés nem pótolja a megfelelő védelmet. A csomagolás teljes menetét a csomagolási útmutató részletezi.

A feladó felelőssége az adatok megadásánál

A futár a rendelésben rögzített adatok alapján próbálja felvenni és kézbesíteni a küldeményt. A hibás irányítószám, hiányzó házszám, elírt telefonszám vagy pontatlan cégnév késedelmet és sikertelen kézbesítést okozhat.

• A feladó és a címzett teljes neve legyen pontos.
• A cím minden szükséges része szerepeljen.
• A telefonszám legyen működő és a megfelelő személyhez tartozzon.
• Az e-mail-címet kétszer is ellenőrizd.
• Céges címnél add meg a vállalkozás nevét.
• Utánvét esetén ellenőrizd a beszedendő összeget és a visszafizetési adatot.

A feladó feladata a csomagfelvételkor

A csomagnak a tervezett felvételi napon lezárt, szállításra kész és hozzáférhető állapotban kell lennie. A címen legyen olyan személy, aki át tudja adni a futárnak. A rendelés elküldése önmagában nem jelent sikeres fizikai felvételt.

Az átadás előkészítését a GLS futárrendelés menete című cikk foglalja össze.

Mi a futárszolgálat feladata?

A futárszolgálat feladata a szabályosan megrendelt és átvehető küldemény kezelése a választott szolgáltatás feltételei szerint. Ide tartozik a felvételi kísérlet, a hálózati továbbítás, az események rögzítése és a kézbesítés megkísérlése.

A pontos kötelezettségeket mindig a rendeléshez tartozó aktuális feltételek határozzák meg. A várható kézbesítési idő általában nem jelent automatikus, minden körülményre kiterjedő időgaranciát. Forgalmi, időjárási, címzési vagy más rendkívüli körülmények módosíthatják az átfutást.

Nyomkövetési események rögzítése

Az aktivált és fizikailag átvett csomag útja a csomagszám segítségével követhető. Az első érdemi státusz rendszerint a felvétel és a hálózati feldolgozás után jelenik meg.

A gyakori állapotokat a GLS nyomkövetési útmutató magyarázza el.

Kézbesítési kísérlet

A futár a rendelésben szereplő cím és elérhetőségek alapján kísérli meg a kézbesítést. Ha a címzett nem elérhető, a cím hibás, vagy az utánvét nem rendezhető, a kézbesítés meghiúsulhat. Az ezt követő lehetőségeket az adott küldemény státusza és a szolgáltatás feltételei határozzák meg.

Mi a címzett felelőssége?

A címzettnek nem kell részt vennie a rendelésben, de az átvétel sikeréhez az ő együttműködése is szükséges. Fontos, hogy a megadott elérhetőségeken kapcsolatba lehessen vele lépni, és a kézbesítési címen legyen lehetőség a csomag átvételére.

• Kövesse a kapott értesítéseket és a nyomkövetési állapotot.
• Legyen elérhető a megadott telefonszámon.
• Biztosítsa, hogy valaki át tudja venni a csomagot.
• Utánvét esetén készüljön fel a megadott összeg rendezésére.
• Átvételkor ellenőrizze a csomag külső, látható állapotát.

Mi a teendő látható sérülés esetén?

Ha a doboz szakadt, benyomódott, átázott, felnyílt vagy más külső sérülés látható rajta, azt érdemes már az átvételkor jelezni és dokumentálni. A pontos lehetőség az adott kézbesítési helyzettől és szolgáltatási feltételektől függhet.

• Készíts jól látható fényképeket a külső csomagolás minden oldaláról.
• Fotózd le a címkét és a sérült részt közelről is.
• A kibontást és a belső állapotot szintén dokumentáld.
• Őrizd meg a dobozt, a térkitöltést és minden csomagolóanyagot.
• Jegyezd fel a csomagszámot és a kézbesítés időpontját.
• A problémát indokolatlan késedelem nélkül jelezd az ügyfélszolgálatnak.

Mi a teendő rejtett sérülés vagy hiány esetén?

Előfordulhat, hogy a külső doboz épnek tűnik, de kibontás után sérülés vagy tartalomhiány látható. Ilyenkor is fontos a teljes csomagolás megőrzése és a részletes fényképes dokumentáció. Ne dobd ki a dobozt és a belső védelmet addig, amíg az ügy tisztázása le nem zárult.

A bejelentéshez szükség lehet a csomagszámra, a rendelési adatokra, a tartalom értékét igazoló dokumentumra, valamint a külső és belső csomagolást bemutató fényképekre. Mindig kövesd az ügyfélszolgálat által kért eljárást és határidőket.

Mit jelent a biztosítási érték?

A biztosítási érték és a kártérítés nem automatikusan azonos fogalom. Egy kárigény elbírálásánál a küldemény értéke, a csomagolás megfelelősége, a szállíthatóság, a dokumentáció és az aktuális feltételek egyaránt számíthatnak.

A rendelésben csak valós, igazolható értéket adj meg. Nagyobb értékű küldeménynél még feladás előtt ellenőrizd, milyen biztosítási lehetőség választható, és őrizd meg a tartalom értékét igazoló iratokat. További tudnivalókat a GLS biztosítás oldalon találsz.

Webshopként hogyan oszd meg a feladatokat?

Rendszeres feladásnál érdemes írásban rögzíteni a belső folyamatot. Legyen egyértelmű, ki ellenőrzi a terméket, ki csomagol, ki méri le a küldeményt, ki véglegesíti a címadatokat, és ki követi a kézbesítést.

1. A rendelési adatok automatikus és kézi ellenőrzése.
2. A megfelelő doboz és belső védelem kiválasztása.
3. A lezárt csomag súlyának és méreteinek rögzítése.
4. A fuvarrendelés és az utánvét ellenőrzése.
5. A csomag átadásának és nyomkövetési számának dokumentálása.
6. A kézbesítési kivételek és visszáruk napi kezelése.

A következetes belső folyamat csökkenti az elírásokat, gyorsítja az ügyfélszolgálati egyeztetést, és pontosabb tájékoztatást tesz lehetővé a vásárlók felé.

Felelősségi ellenőrzőlista feladás előtt

• Feladó: a tartalom szállítható és a megfelelő szolgáltatást választotta.
• Feladó: a csomagolás a tartalomhoz és a szállítás módjához igazodik.
• Feladó: a súly, méret, cím és elérhetőségek pontosak.
• Feladó: utánvét és biztosítás esetén minden pénzügyi adat helyes.
• Futárszolgálat: a felvett csomagot a választott szolgáltatás feltételei szerint kezeli.
• Címzett: elérhető és biztosítja az átvétel lehetőségét.
• Minden érintett: probléma esetén megőrzi és átadja a szükséges dokumentumokat.