10 gyakori csomagküldési hiba – és hogyan előzd meg őket

Hol keletkeznek leggyakrabban a csomagküldési problémák?

Egy küldemény útja a feladónál kezdődik, és sok későbbi nehézség már ekkor megelőzhető. A hibásan megadott méret rossz szolgáltatáshoz vezethet, a hiányos cím akadályozhatja a kézbesítést, a nem megfelelő csomagolás pedig növelheti a sérülés kockázatát.

A megoldás nem egyetlen trükk, hanem egy rövid ellenőrzési folyamat: előbb a tartalmat és a szolgáltatást, majd a csomagolást, a lezárt küldemény adatait, végül a címzést és az átadást kell ellenőrizni.

1. hiba: a tartalom ellenőrzése nélkül indítod a rendelést

Nem minden tárgy küldhető el normál futárszolgálati csomagként. Egyes termékek tiltottak, mások különleges kezelést, speciális csomagolást vagy más szállítási módot igényelhetnek. Ha csak a méretet ellenőrzöd, de a tartalmat nem, már a feladás előtt hibás döntés születhet.

Megoldás

• Rendelés előtt azonosítsd pontosan, mi kerül a dobozba.
• Nézd át a tiltott és kizárt tartalmakat.
• Folyadék, törékeny, értékes vagy érzékeny áru esetén ellenőrizd a külön feltételeket.
• Bizonytalanság esetén még csomagolás és fizetés előtt kérj tájékoztatást.

Kiindulásként használd a GLS tiltott és kizárt áruk összefoglalóját.

2. hiba: a termék adatait adod meg a kész csomag helyett

A termék nettó tömege és katalógusmérete nem azonos a szállításra kész küldemény adataival. A doboz, a térkitöltő és a védőanyag növeli a súlyt és a külső méretet. Ha a rendelésben a becsomagolatlan termék adatai szerepelnek, a küldemény más díj- vagy méretkategóriába kerülhet.

Megoldás

1. Csomagold be és zárd le teljesen a küldeményt.
2. Mérd meg a három legnagyobb külső méretet.
3. Mérlegeld le a teljes csomagot.
4. Csak ezután add meg az adatokat a díjkalkulátorban.

Normál belföldi GLS csomagnál a tömeg legfeljebb 40 kg, a leghosszabb oldal maximum 200 cm, a körméret pedig legfeljebb 300 cm. A körméret képlete: leghosszabb oldal + 2 × szélesség + 2 × magasság.

3. hiba: kisebb adatot írsz be, hogy normál csomag maradjon

A valósnál kisebb súly vagy méret megadása nem teszi kisebbé a fizikai küldeményt. A csomagot a szállítási hálózatban ellenőrizhetik, és az eltérés kezelési, díjazási vagy továbbítási problémát okozhat.

Megoldás

Mindig a tényleges adatokat add meg. Ha a küldemény nem fér bele a normál csomag feltételeibe, válassz GLS XXL vagy raklapos szállítást. A megfelelő szolgáltatás olcsóbb lehet, mint egy hibásan feladott küldemény utólagos kezelése.

4. hiba: gyenge, túl nagy vagy szabálytalan csomagolást használsz

A használt, felpuhult karton, a púpos doboz, a kilógó rész és a belül mozgó tartalom mind növeli a sérülés esélyét. A túl nagy doboz sem biztonságos, ha nincs megfelelően kitöltve.

Megoldás

• Használj ép, a tartalom súlyához megfelelő erősségű dobozt.
• A termék ne érjen közvetlenül a doboz falához.
• Töltsd ki az üres teret, hogy semmi ne mozogjon.
• Több tárgyat egymástól is válassz el.
• Erős csomagolószalaggal zárd le az összes nyílást.
• A külső forma legyen szabályos és stabilan kezelhető.

A „törékeny” felirat nem helyettesíti az ütéscsillapító belső védelmet és a megfelelő külső dobozt.

5. hiba: pontatlan vagy felcserélt címadatot adsz meg

A hiányzó házszám, rossz irányítószám, elírt település vagy összecserélt feladói és címzetti adat akadályozhatja a felvételt és a kézbesítést. Gyakori hiba az is, amikor a számlázási cím kerül a kézbesítési mezőbe.

Megoldás

• Ellenőrizd, hogy az irányítószám és a település összetartozik.
• Add meg a közterületet, házszámot és szükség esetén az épület, emelet, ajtó adatait.
• A címzett neve legyen egyértelműen felismerhető a címen.
• Céges címnél szerepeljen a cégnév és a kapcsolattartó.
• Ne cseréld fel a felvételi, kézbesítési és számlázási címet.

6. hiba: nem működő telefonszámot vagy e-mail-címet adsz meg

Az elérhetőségek segíthetik az értesítést és a kézbesítési egyeztetést. Egy hiányos telefonszám vagy elgépelt e-mail-cím miatt a címzett lemaradhat a fontos tájékoztatásról.

Megoldás

Másold át gondosan az adatokat, és nézd át a számjegyeket, valamint az e-mail-cím végződését. Ha más személy adja át vagy veszi át a csomagot, annak elérhetőségét add meg, aki az adott címen ténylegesen intézni tudja az átadást.

7. hiba: rossz fizetési módot vagy utánvétösszeget választasz

A szállítási díj kifizetése és a címzettől beszedendő utánvét két külön dolog. Ha a feladó téves utánvétösszeget rögzít, a futár a megadott összeg alapján jár el; a csomag tartalmának kereskedelmi értékét nem tudja helyette ellenőrizni.

Megoldás

• Ellenőrizd, hogy valóban szükséges-e utánvét.
• A beszedendő összeget a rendelés végösszegével vesd össze.
• Nézd meg, hogy a visszautalási bankszámlaadat helyes-e.
• Ne keverd össze az utánvétet a szállítási díj fizetési módjával.
• Webáruháznál rögzítsd, melyik rendeléshez tartozik a beszedendő összeg.

Az utánvét működését részletesebben a GLS utánvét oldalon ismertetjük.

8. hiba: a csomag nincs készen a futár érkezésekor

A háznál történő felvétel nem helyszíni csomagolási szolgáltatás. A küldeménynek lezárt, biztonságosan mozgatható állapotban kell várnia a futárt. Ha még nyitott a doboz, hiányzik a termék, vagy senki nincs a felvételi címen, a csomag átvétele meghiúsulhat.

Megoldás

• A rendelést csak akkor véglegesítsd, ha a csomag elkészíthető.
• Az átvételi napon legyen elérhető valaki a felvételi címen.
• Több csomagnál készíts darabszám-ellenőrzést.
• Távolítsd el a régi szállítási címkéket és vonalkódokat.
• Az átadás után őrizd meg a rendelési adatokat és csomagszámokat.

Az átvétel előkészítéséhez nézd meg a GLS futárrendelési útmutatót.

9. hiba: a rendelés létrehozását összekevered a fizikai feladással

Az online rendelés után létrejöhet a csomagszám, de a küldemény ettől még a feladónál marad. Az első érdemi nyomkövetési állapot jellemzően a futár általi fizikai felvétel és hálózati feldolgozás után jelenik meg.

Megoldás

A címzettnek külön jelezd, hogy a rendelés elkészült, a csomag átadásra vár, vagy már ténylegesen elindult. Ha a nyomkövetés még üres, először azt ellenőrizd, hogy megtörtént-e a fizikai átadás.

10. hiba: probléma esetén nem gyűjtöd össze az adatokat

Sérülés, elakadás vagy kézbesítési eltérés esetén sok idő elveszhet, ha nincs meg a csomagszám, a rendelési azonosító, az átadás napja vagy a csomagolásról készült dokumentáció.

Megoldás

Ügyintézés előtt készítsd elő:

• a csomagszámot és a rendelési azonosítót;
• a feladó és címzett nevét, címét;
• a feladás vagy átadás időpontját;
• a csomag tartalmának általános megnevezését;
• a lezárt küldemény súlyát és méreteit;
• sérülésnél a külső és belső csomagolás, valamint a termék fényképeit.

A probléma észlelésekor ne dobd ki a csomagolást, mert annak állapota fontos lehet a körülmények tisztázásakor.

+1 hiba: garantált érkezést ígérsz tájékoztató idő helyett

A várható szállítási idő útvonal, feladási nap, munkaszüneti nap és más körülmény szerint eltérhet. Ha a választott szolgáltatás nem tartalmaz külön időgaranciát, ne ígérj biztos napot vagy órát a címzettnek.

Megoldás

Használd a „jellemzően” vagy „várhatóan” megfogalmazást, és add át a csomagszámot a címzettnek. Nemzetközi küldeménynél az országonként eltérő útvonallal is számolj.

Gyors ellenőrzőlista feladás előtt

1. A tartalom szállítható a választott szolgáltatással.
2. A csomagolás ép, stabil és a termékhez illő.
3. A lezárt csomag valós súlyát és méreteit adtad meg.
4. A küldemény belefér a kiválasztott szolgáltatás határaiba.
5. A feladó, címzett és számlázási adatok nem cserélődtek fel.
6. A telefonszám és az e-mail-cím működőképes.
7. Az utánvét összege és a visszautalási adat helyes.
8. A csomag lezárva várja a futárt.
9. A rendelési azonosítót és a csomagszámot megőrizted.