Webáruházas csomagküldés: hogyan legyen gördülékeny a teljesítés?

Miért több a webáruházas csomagküldés egy futárrendelésnél?

A futár megrendelése csak egy lépés az online vásárlás teljesítésében. Előtte ellenőrizni kell a megrendelést, a készletet, a fizetési módot és a címadatokat; utána pedig következik a csomagolás, az átadás, a nyomkövetés és az esetleges ügyfélkérdések kezelése.

Ha ezek a lépések nincsenek egymáshoz igazítva, könnyen előfordulhat rossz címzés, hibás szolgáltatás, késedelmes feladás vagy hiányos vásárlói tájékoztatás. Egy egyszerű, minden rendelésnél követett ellenőrzőlista már kis csomagszám mellett is sok kellemetlenséget megelőzhet.

1. Ellenőrizd a rendelést még csomagolás előtt

A csomagolás megkezdése előtt vesd össze a rendelésben szereplő tételeket a ténylegesen előkészített termékekkel. A terméknév mellett ellenőrizd a változatot, a színt, a méretet és a darabszámot is. Ha utánvétes a rendelés, az utánvét összegét külön is nézd át.

• A rendelés fizetési állapota megfelel a választott fizetési módnak?
• Minden tétel készleten van és fizikailag előkészíthető?
• Az esetleges kedvezmény, szállítási díj és utánvét összege helyes?
• A vásárló nem küldött külön módosítást vagy megjegyzést?
• A számlázási és kézbesítési cím nem keveredett össze?

A hibás terméket vagy darabszámot a futárszolgálat nem tudja korrigálni. Az áruellenőrzés mindig a feladó rendelésfeldolgozási feladata.

2. Tisztázd a hiányos címadatokat

A teljes címhez nemcsak a település és az irányítószám tartozik. Szükség lehet közterületnévre, közterületjellegre, házszámra, épületre, lépcsőházra, emeletre vagy ajtóra is. A címzett neve mellett működő telefonszámot és e-mail-címet adj meg, mert ezek segíthetik a kézbesítési értesítéseket.

Ha egy adat bizonytalan, még a futárrendelés előtt egyeztess a vásárlóval. Ne próbáld találgatással kiegészíteni a címet, és ne másold automatikusan a számlázási címet a kézbesítési mezőbe.

Címadat-ellenőrző lista

• A település és az irányítószám összetartozik.
• A közterület és a házszám hiánytalan.
• A név alapján egyértelmű, ki veheti át a küldeményt.
• A telefonszám használható formátumban szerepel.
• Céges címnél a cégnév és a kapcsolattartó is fel van tüntetve.
• CsomagPont esetén a kiválasztott átvételi hely adatai helyesek.

3. A termékhez válassz csomagolást, ne fordítva

A túl nagy dobozban a termék elmozdulhat, a túl szűk csomagolás pedig nem hagy helyet a megfelelő belső védelemnek. Használj jó állapotú, kellően erős kartondobozt, és töltsd ki az üres teret úgy, hogy a tartalom ne mozogjon szállítás közben.

• A nehezebb tárgy kerüljön alulra, a könnyebb fölé.
• Több terméket egymástól is válassz el védőanyaggal.
• A folyadékot külön, szivárgás ellen is védeni kell.
• A doboz régi címkéit és vonalkódjait távolítsd el vagy takard le.
• A lezáráshoz erős csomagolószalagot használj.

A részletes lépésekhez nézd meg a csomagolási útmutatót. A „törékeny” felirat önmagában nem helyettesíti a megfelelő belső védelmet.

4. A lezárt csomagot mérd és mérlegeld le

A futárrendelésben a már becsomagolt küldemény adatait kell megadni. A termék katalógusmérete vagy nettó tömege nem azonos a szállításra kész csomag méretével és súlyával. Mindhárom külső méretet a csomag legnagyobb pontjain mérd meg.

Normál belföldi GLS csomagnál a tömeg legfeljebb 40 kg, a leghosszabb oldal maximum 200 cm, a körméret pedig legfeljebb 300 cm lehet. A körméret képlete: leghosszabb oldal + 2 × szélesség + 2 × magasság.

A pontos méréshez és szolgáltatásválasztáshoz használd a GLS csomagméret-útmutatót.

5. Válaszd ki a küldeményhez illő szolgáltatást

Nem minden webáruházi rendelés normál házhoz kézbesített csomag. A tartalom, a méret, a célország, az átvételi mód és a fizetés alapján más szolgáltatás lehet megfelelő.

Belföldi csomagnál az aktuális lehetőségeket és díjat a GLS díjkalkulátorban ellenőrizheted. Nagyobb küldeménynél nézd meg a GLS XXL, több nehéz árunál pedig a raklapos szállítás feltételeit.

6. Rögzítsd a rendelést következetesen

Használj egységes belső azonosítót, és rendeld hozzá a webáruházi rendeléshez a futárrendelés azonosítóját, később pedig a csomagszámot. Így ügyfélkérdés esetén gyorsan kideríthető, melyik küldeményről van szó.

• Ne ugyanazt a csomagszámot rendeld több külön küldeményhez.
• Több csomagos rendelésnél tartsd nyilván, melyik doboz mit tartalmaz.
• A szolgáltatás és a fizetési mód mentése előtt még egyszer ellenőrizd az összesítést.
• A visszaigazolást őrizd meg a rendelés adatai mellett.

7. Készíts átadási ellenőrzést

A futár érkezése előtt a csomagnak lezárva, szállításra készen kell állnia. Ellenőrizd, hogy nincs rajta régi címke, a doboz nem sérült vagy púpos, és a felvételi címen valaki át tudja adni a küldeményt.

Több napi csomag esetén készíts egyszerű átadási listát. A futár távozása után vesd össze az átadott darabszámot az aznapi feladásokkal, így hamar észrevehető, ha egy csomag véletlenül a raktárban maradt.

8. Mikor értesítsd a vásárlót?

A rendelés összekészítése és a csomag tényleges átadása nem ugyanaz az esemény. A vásárlói üzenetekben érdemes egyértelműen megkülönböztetni az előkészítés, a futárnak átadás és a kézbesítés állapotát.

• Rendelés visszaigazolva: a webáruház megkapta a megrendelést.
• Összekészítés alatt: a termékeket ellenőrzik és csomagolják.
• Futárnak átadva: a csomag fizikailag elindult.
• Kézbesítés alatt: a futárszolgálat aktuális állapota alapján várható az átadás.

Ne ígérj garantált érkezési napot, ha a választott szolgáltatás nem tartalmaz ilyen garanciát. A kézbesítési időről inkább jellemző vagy várható időtartamot adj meg, és biztosítsd a csomagszámot.

9. Mit tegyél, ha a nyomkövetés még nem mutat adatot?

A futárrendelés létrehozása nem feltétlenül jelent azonnali fizikai hálózati eseményt. Az első érdemi nyomkövetési állapot jellemzően a csomag felvétele és feldolgozása után jelenik meg. Ezért közvetlenül a rendelés rögzítése után az üres vagy kezdeti állapot még nem feltétlenül hiba.

Ha a csomagot már ténylegesen átadtad, de később sem jelenik meg mozgás, ellenőrizd a csomagszámot és az átadás adatait. A vásárlónak mindig ugyanazt a csomagszámot add meg, amelyet a saját nyilvántartásodban is a rendeléshez rendeltél.

10. Kezeld külön a sikertelen kézbesítést és a visszárut

A címzett elérhetetlensége, a hibás cím vagy az át nem vett utánvétes küldemény költséget és plusz adminisztrációt okozhat. Legyen előre meghatározott folyamatod arra, hogyan lépsz kapcsolatba a vásárlóval, mikor indítasz újraküldést, és hogyan kezeled a visszaérkező terméket.

A visszaküldésre vonatkozó feltételeket és a vásárlói teendőket egyértelműen tüntesd fel a webáruházban. A jogi tájékoztatás mellett operatív szempontból is legyen tiszta, milyen címre és milyen azonosítóval várjátok vissza a csomagot.

Mikor érdemes céges csomagküldési megoldást választani?

Néhány alkalmi feladáshoz az online csomagküldés gyors és egyszerű megoldás lehet. Ha rendszeresen, nagyobb mennyiségben adsz fel, érdemes külön megvizsgálni a céges konstrukciót, az adatátadási lehetőségeket és a belső munkafolyamathoz illeszthető megoldásokat.

A céges GLS csomagküldési oldalon összefoglaltuk, milyen szempontokat érdemes átgondolni rendszeres feladás előtt.

Webáruházas csomagküldési ellenőrzőlista

1. Ellenőrizd a terméket, a darabszámot és a fizetési állapotot.
2. Nézd át a címzett nevét, címét, telefonszámát és e-mail-címét.
3. Csomagold be a terméket a tartalmának megfelelően.
4. A lezárt csomagot mérd és mérlegeld le.
5. Válaszd ki a mérethez és a kézbesítéshez illő szolgáltatást.
6. Rögzítsd a futárrendelést, és mentsd el az azonosítókat.
7. Átadás előtt ellenőrizd a csomagot és az aznapi darabszámot.
8. A fizikai feladásról és a csomagszámról tájékoztasd a vásárlót.
9. Kövesd a kézbesítést, és kezeld a kivételeket külön folyamatban.